Darbuotojas vaiduoklis yra asmuo, kuris yra darbdavio darbo užmokesčio sąraše, tačiau iš tikrųjų nedirba įmonėje. Kažkas iš darbo užmokesčio skyriaus sukuria ir išlaiko darbuotoją vaiduoklį darbo užmokesčio sistemoje, o po to sulaiko ir išgrynina šiam asmeniui skirtus atlyginimus. Toliau pateikiami būdai, kaip sukurti darbuotoją vaiduoklį:
Faktinis darbuotojas palieka įmonę ir vėliau kelis papildomus darbo užmokesčio laikotarpius saugo darbo užmokesčio apskaitoje, o kaltininkas perima papildomus atlyginimus.
Faktinis darbuotojas išeina atostogų, o jo nedalyvavimo metu jis tvarkomas darbo užmokesčio apskaitoje, vėl sulaikant atlyginimų čekius.
Sistemoje sukuriamas ir palaikomas visiškai netikras darbuotojas, o visi su tuo susiję atlyginimai perduodami kaltininkui.
Pirmieji du variantai yra linkę būti atrasti, nes darbo užmokesčio sistema galiausiai išduoda išpūstą W-2 formą darbuotojui, kurio darbo užmokestis yra pratęstas, ir tai gali būti nustatyta. Visiškai netikras darbuotojo požiūris yra saugesnis, nes nėra kam gauti susijusios formos W-2.
Kaltininkas gali aptikti darbuotojo vaiduoklio apgaulę be aptikimo, kai įmonėje yra vienas ar keli vadovai, kurie netikrina savo darbuotojų darbo užmokesčio registro ar darbo laiko apskaitos žiniaraščių. Palyginti lengva įtraukti darbuotoją į jų skyrius. Priešingai, norint išvengti šio sukčiavimo, visi prižiūrėtojai turi atidžiai peržiūrėti savo tiesioginių ataskaitų darbo užmokesčio įrašus, kad visi darbuotojai būtų teisingi.
Geras būdas aptikti darbuotojus-vaiduoklius yra ieškoti visų, kurie turi nedaug atskaitymų iš darbo užmokesčio arba visai neturi jo. Kaltininkas retai susiduria su visais įmokų rinkiniais, juolab kad tai padarius sumažės pinigų suma, kurią jie gali pavogti iš darbdavio.
