Didžioji kaupiamųjų lėšų dalis yra susijusi su išlaidomis. Sukauptas išlaidas įrašote tada, kai patiriate išlaidas, bet dar neužfiksavote tiekėjo sąskaitos (tikriausiai todėl, kad sąskaita dar negauta).
Sukauptos išlaidos paprastai būna trumpalaikės, todėl jos yra apskaitomos balanso einamųjų įsipareigojimų skyriuje. Štai sukauptų išlaidų ir sąskaitų, kuriose jas įrašytumėte, pavyzdžiai:
Palūkanų kaupimas apskaitomas kreditu į mokėtinų palūkanų sąskaitą
Darbo užmokesčio kaupimas yra apskaitomas įskaitymu į mokėtinų darbo užmokesčio mokesčių sąskaitą
Darbo užmokesčio kaupimas įrašomas į kreditą mokėtinų darbo užmokesčio sąskaitoje
Jei turite keletą nedidelių sukauptų sumų, gali būti priimtina juos visus įrašyti į „kitų įsipareigojimų“ sąskaitą. Nereikėtų apskaityti mokėtinų sumų kaupiamosiose sąskaitose, nes tai yra rezervuota mokėtinoms sumoms, kurios paprastai įrašomos į sąskaitą per apskaitos programinės įrangos mokėtinų sumų modulį.
Rečiau kaupiamos pajamos. Sukauptos pajamos įrašomos tada, kai uždirbote pajamas iš kliento, bet dar nesate atsiskaitę (kai klientui išrašomos sąskaitos, pardavimas registruojamas per apskaitos programinės įrangos atsiskaitymo modulį). Sukauptos pajamos gali trukti kelis apskaitos laikotarpius, kol bus tinkamas laikas sąskaitai išrašyti klientui. Nepaisant to, sukauptos pajamos apibūdinamos kaip trumpalaikės, todėl jos būtų apskaitomos balanso trumpalaikio turto skyriuje. Sukauptų pajamų įrašas paprastai yra kreditas pardavimo sąskaitoje ir debetas sukauptų pajamų sąskaitoje. Negalima įrašyti pajamų kaupimo į gautinų sumų sąskaitą, nes tai rezervuota pirkėjų gautinoms sumoms, kurios paprastai yra įrašomos į sąskaitą per apskaitos programinės įrangos atsiskaitymo modulį.
Visada turėtumėte sukurti kaupimo žurnalo įrašus, kad jie automatiškai pasikeistų per kitą apskaitos laikotarpį. Priešingu atveju yra didelė tikimybė, kad jie išliks balanse ilgai po to, kai turėjo būti pašalinti.
Auditoriai peržiūrės visas balanso sukauptas sumas, viršijančias tam tikrą minimalų dydį, todėl būtinai turėkite išsamią patvirtinamąją dokumentaciją, nurodydami priežastis, kodėl juos įrašėte.
