Mokėtinų sumų apskaita apima įsipareigojimų registravimą ir mokėjimą. Tai yra pagrindinė funkcinė sritis, per kurią verslas registruoja išlaidas ir apmoka kitoms šalims. Pagrindinės mokėtinų apskaitos užduotys yra šios:
- Sąskaitos faktūros tikrinimas. Pirmasis mokėtinų sumų apskaitos žingsnis yra užtikrinti, kad visos gaunamos sąskaitos iš tiekėjų būtų teisingos. Tai padaryti galima dviem būdais. Viena iš galimybių yra leisti įgaliotam darbuotojui patvirtinti kiekvieną sąskaitą faktūrą. Kita galimybė yra palyginti kiekvienoje sąskaitoje faktūroje pateiktą informaciją su leidimą įsigyjančiu pirkimo užsakymu ir gavimo dokumentais, kurie vadinami trijų krypčių atitikimu. Kadangi abu variantai reikalauja daug darbo, yra įprasta netikrinti sąskaitų, kurių bendra suma yra maža.
- Sąskaitos faktūros įrašymas. Patvirtinus sąskaitą faktūrą, buhalteris į skolų programinę įrangą įrašo skolingą sumą. Įvesta informacija apima tiekėjo pavadinimą, sąskaitos faktūros datą ir sąskaitos faktūros sumą. Susijęs buhalterinės apskaitos programinės įrangos sukurtas apskaitos įrašas visada yra įskaitytinos sąskaitos kreditas. Įskaitymo debetas gali būti arba į sąskaitą, arba į sąskaitą.
- Sąskaitos apmokėjimas. Kai turi būti apmokėta sąskaita, buhalteris nustato ją apmokėti per apskaitos programinę įrangą. Tai paprastai reiškia, kad yra atliekamas ir peržiūrimas preliminarus čekių registras, siekiant užtikrinti, kad už visas numatytas mokėti prekes būtų tikrai sumokėta. Jei taip, patikrinkite, ar atsargos yra įdėtos į spausdintuvą, ir atspausdinami čekiai. Prie kiekvieno čekio pridedama papildoma informacija, kuri tada persiunčiama čekio signatarui, kuris peržiūri kiekvieną informacijos paketą dėl klaidų ir pasirašo čekiuose. Alternatyva yra siųsti elektroninius mokėjimus tiesiai į tiekėjų banko sąskaitas. Po apmokėjimo visa mokėjimo informacija yra susieta ir pateikiama pagal tiekėjo pavadinimą.
Mokėtinų sumų apskaitoje yra keletas papildomų užduočių, įskaitant šias:
- Periodiškai suderinkite mokėtiną sąskaitą, kad įsitikintumėte, jog sąskaitos likutis atitinka faktines tiekėjams skolingas sumas.
- Pasibaigus kalendoriniams metams, tiekėjams išsiųskite 1099 formas, jei bendri mokėjimai jiems viršija slenkstinę sumą.
- Susisiekite su tiekėjais, kad įsitikintumėte, jog jie išgrynino visus jiems išsiųstus čekius; priešingu atveju negrąžintos čekių sumos gali tekti persiųsti valstijos vyriausybei kaip nereikalaujamas turtas.
