Gautinų sumų knyga yra pogrupis, kuriame registruojami visi verslo parduoti kreditai. Tai naudinga atskiriant į vieną vietą visų klientams išrašytų sąskaitų sumų, taip pat visų jiems išrašytų kreditinių ir (rečiau) debeto pažymėjimų bei visų mokėjimų, atliktų pagal sąskaitas, įrašą. Galutinis gautinų sumų knygos balansas yra lygus bendra neapmokėtų gautinų sumų suma.
Tipinė operacija, įrašyta į gautinų sumų knygą, užregistruos gautiną sumą, o vėliau vyks mokėjimo operacija iš kliento, kuri pašalins gautiną sumą. Jei klientas nesumoka visos sąskaitos sumos, gali būti įrašytas kreditinis pažymėjimas, kad būtų pašalintas likutinis likutis.
Jei tvarkytumėte rankiniu būdu gautinų sumų knygą, joje galėtų būti žymiai daugiau informacijos. Duomenų laukai rankiniu būdu parengtoje knygoje gali apimti šią informaciją apie kiekvieną operaciją:
Sąskaitos data
Sąskaitos numeris
Kliento vardas
Parduodamos prekės identifikavimo kodas
Pardavimų mokestis
Bendra sąskaitų suma
Mokėjimo vėliava (nurodoma, ar mokama, ar ne)
Pagrindinis dokumentas, įrašytas į gautinų sumų knygą, yra kliento sąskaita. Be to, jei grąžinsite kreditą klientui už tokias prekes kaip grąžinamos prekės ar pervežimo metu pažeistos prekės, tada taip pat įrašysite kredito pažymėjimą knygoje. Papildomas mokestis klientui gali būti nurodytas debeto atmintinėje (arba atskiroje sąskaitoje).
Gautinų sumų knygoje esanti informacija yra periodiškai kaupiama (nuo kasdienio iki mėnesio) ir skelbiama sąskaitoje, esančioje pagrindinėje knygoje, vadinamoje kontrolės sąskaita. Gautinų sąskaitų knygos sąskaitos kontrolė yra naudojama tam, kad netvarkytų bendros knygos su didžiuliu informacijos kiekiu, kuris paprastai saugomas gautinų sumų knygoje. Iškart po įrašymo kontrolinės sąskaitos likutis turėtų atitikti gautinų sumų knygos balansą. Kadangi jokios išsamios operacijos valdymo sąskaitoje nėra saugomos, visi, norintys ištirti kliento sąskaitos faktūros ir kreditinės atmintinės operacijas, turės jas surasti iš valdymo sąskaitos į gautinų sumų knygą.
Prieš uždarydami knygas ir sudarydami finansines ataskaitas ataskaitinio laikotarpio pabaigoje, užpildykite visus įrašus į gautinų sumų knygą, uždarykite to laikotarpio knygą ir iš sumų iš gautinų sumų knygos įrašykite sumas į didžiąją knygą. Šie veiksmai automatiškai atliekami kai kuriuose apskaitos programinės įrangos paketuose, kai vartotojas nurodo, kad laikotarpis turi būti uždarytas.
Panašios sąlygos
Gautinų sumų knyga taip pat žinoma kaip sąskaitų gautinų sumų pogrupis arba gautinų sumų subsąskaita.
