Išlaidos patiriamos sunaudojus išteklius. Galite sunaudoti išteklius bėgant laikui arba fiziškai išnaudojant išteklius. Pavyzdžiui, turėtumėte patirti išlaidų:
Nuoma nuomai pasibaigus nuomos laikotarpiui
Dėl nusidėvėjimo per tam tikrą laiką per ilgalaikio turto naudingo tarnavimo laiką
Produktui, kai jis parduodamas
Nematerialioms išlaidoms, tokioms kaip kanceliarinės prekės, daroma prielaida, kad jos buvo patirtos iškart įsigijus šiuos daiktus, nes juos sekti ir registruoti, kada daiktai faktiškai sunaudojami vėliau, yra per brangu.
Privalėdami prisiimti įsipareigojimus, nebūtinai patiriate išlaidų. Pavyzdžiui, kai įmonės savininkas pasirašo nuomos sutartį, pagal kurią jo įmonė įsipareigoja per ateinančius trejus metus mokėti nuomos mokestį už biuro patalpas, verslas prisiėmė įsipareigojimą galiausiai patirti išlaidų. Tačiau faktiškai išlaidos nepatiriamos, kol nesibaigia kiekvienas iš įvairių nuomos laikotarpių (kai „suvartoja“ nuomos mokestį).
Įvykio fiksavimui galima patirti išlaidų neturint atitinkamos tiekėjo sąskaitos ar apmokėjimo užmokesčio; tai atsiranda, kai tiekėjo sąskaita dar nėra, arba darbuotojui dar nėra sumokėta. Tokiais atvejais ir jei įmonė mėnesio pabaigoje uždaro knygas, ji turėtų sukaupti išlaidas įrašydama žurnale, kad galėtų įrašyti išlaidas tą mėnesį, kurį jos patyrė. Efektyvumo požiūriu sąnaudų kaupimas nenaudojamas, jei patirtos išlaidos yra per mažos, kad būtų reikšmingos pelno (nuostolių) ataskaitoje pateiktiems rezultatams.
Sukauptos sąnaudos taip pat gali būti neįrašomos, jei įmonė naudodama „soft close“ uždaro knygas, tokiu atveju išlaidos greičiausiai bus patirtos kitą ataskaitinį laikotarpį.
