Apskaitos įrašas yra oficialus įrašas, kuriame dokumentuojama operacija. Daugeliu atvejų apskaitos įrašas daromas naudojant dvigubo įrašo buhalterinę sistemą, kuriai reikalingas ir debeto, ir kredito įrašas, o tai galiausiai sukuria išsamų finansinių ataskaitų rinkinį. Apskaitos įrašas taip pat gali būti atliekamas vienoje įrašų apskaitos sistemoje; ši sistema paprastai stebi tik pinigų įplaukas ir grynųjų išmokas ir parodo tik tuos rezultatus, kurių reikia norint sudaryti pelno (nuostolių) ataskaitą.
Yra trys pagrindiniai apskaitos įrašų tipai:
Sandorio įrašas. Tai yra pagrindinis verslo įvykio tipas, kuriam buhalteris sukurtų apskaitos įrašą. Apskaitos operacijų pavyzdžiai yra sąskaitos faktūra klientui, tiekėjo sąskaita faktūra, grynųjų pinigų gavimas ir ilgalaikio turto pirkimas. Šio tipo apskaitos įrašai naudojami ir kaupimo, ir grynųjų pinigų apskaitos apskaitoje.
Koreguojamas įrašas. Tai yra žurnalo įrašas, naudojamas apskaitos laikotarpio pabaigoje, siekiant pakoreguoti įvairių pagrindinių knygų sąskaitų likučius, siekiant labiau suderinti pateiktus verslo rezultatus ir finansinę būklę, kad jie atitiktų apskaitos sistemos, pvz., GAAP ar TFAS, reikalavimus. Šio tipo apskaitos įrašai naudojami kaupimo principu.
Uždaromasis įrašas. Tai yra žurnalo įrašas, naudojamas apskaitos laikotarpio pabaigoje, siekiant perkelti visų pajamų, išlaidų, pelno ir nuostolių sąskaitų (žinomų kaip laikinosios sąskaitos) galutinius likučius į nepaskirstytojo pelno sąskaitą. Tai atlikus ištuštinamos laikinos sąskaitos, kad jos galėtų pradėti kaupti informaciją apie sandorius kitą apskaitos laikotarpį.
Operacijų apskaitos įrašai paprastai kuriami per operacijų sąsają buhalterinėje programinėje įrangoje, kad net negalėtumėte suvokti, jog kuriate apskaitos įrašą (pvz., Kurdami kliento sąskaitą faktūrą). Jei kuriate koreguojantį apskaitos įrašą, naudosite žurnalo įrašo formatą (darant prielaidą, kad naudojama dvigubo įrašo apskaitos sistema). Jei apskaitinio laikotarpio pabaigoje uždarote knygas, buhalterinė programinė įranga greičiausiai automatiškai sukurs baigiamąjį įrašą; jūs net nematysite įrašo.
