Rašymas į didžiąją knygą apima išsamių apskaitos operacijų įrašymą į didžiąją knygą. Tai apima finansinių operacijų suvedimą iš ten, kur jos saugomos specializuotose knygose, ir informacijos perkėlimą į didžiąją knygą. Iš pradžių operacijos, kurios yra baigtos pagal apimtį, paprastai registruojamos specialybės knygoje, pavyzdžiui, pardavimo knygoje. Tai padarius, didžioji knyga nebus išsami apie tūkstančius operacijų. Tada didžiojoje knygoje esanti informacija yra sujungiama į kiekvieno ataskaitinio laikotarpio finansinių ataskaitų rinkinį.
Informacija vienoje iš specializuotų knygų yra kaupiama reguliariais intervalais, tada daromas suvestinės lygio įrašas ir paskelbiama didžiojoje knygoje. Rankinio buhalterijos aplinkoje kaupimas gali būti atliekamas nustatytais laiko intervalais, pvz., Kartą per dieną arba kartą per mėnesį. Pvz., Jei šaltinio knyga buvo pardavimo knyga, suvestiniame įrašymo įraše gali būti debetas į gautinų sumų sąskaitą, kreditai į pardavimo sąskaitą ir įvairias pardavimo mokesčio įsipareigojimų sąskaitas. Skelbiant šį įrašą į didžiąją knygą, aprašymo lauke galima padaryti užrašą, nurodant dienų seką, kuriai taikomas įrašas. Tai naudinga norint suteikti papildomą aiškumą pagrindinės knygos vartotojui, kuris gali tirti tam tikras operacijas.
Kompiuterizuotoje buhalterijoje aplinka gali būti nepastebima. Programinė įranga paprasčiausiai tai daro reguliariais intervalais arba klausia, ar norite paskelbti, ir automatiškai tvarko pagrindinės knygos apskaitą. Gali būti, kad jokia komandiravimo operacija net neatsiranda sistemos sugeneruotose ataskaitose.
Skelbimas į didžiąją knygą neatliekamas mažesnės apimties sandoriams, kurie jau įrašyti į didžiąją knygą. Pavyzdžiui, ilgalaikio turto pirkimas gali būti toks retas, kad nereikia specialybės knygos, kad būtų galima laikyti šiuos sandorius, todėl jie įrašomi tiesiai į didžiąją knygą.
Jei kas nors nori ištirti išsamią operaciją, jis paprastai pradeda nuo vienos iš finansinių ataskaitų, gilinasi į atitinkamą sąskaitą, esančią didžiojoje knygoje, ir tada nurodo specialybės knygą, kurioje yra išsami informacija apie nagrinėjamą operaciją.
