Funkcinė apskaita yra finansinių rezultatų ataskaitų teikimo formatas, kuris grupuoja rezultatus pagal atliktas funkcijas. Šis metodas dažniausiai naudojamas grupuojant išlaidas pagal skyrius ir dažniausiai naudojamas didesnėse organizacijose. Pavyzdžiui, įmonės sąnaudos gali būti sugrupuotos į pelno (nuostolių) ataskaitą taip:
Apskaitos ir finansų skyrius
Inžinerijos departamentas
Medžiagų valdymo skyrius
Gamybos skyrius
Pardavimų skyrius
Išlaidos taip kaupiamos taip, kad būtų galima stebėti ir įvertinti atskirų padalinių veiklą. Taigi funkcinė apskaita yra atsakomybės apskaitos forma, nes skyriaus vadovas yra atsakingas už savo skyriui priskaičiuotas išlaidas.
Norint pranešti apie išlaidas pagal funkcijas, būtina pertvarkyti verslo sąskaitų planą. Pavyzdžiui, įprastame sąskaitų plane gali būti viena nuomos išlaidų sąskaita, jai priskirtas vienas sąskaitos kodas. Funkcinėje apskaitos aplinkoje kiekvienam skyriui turi būti atskiras nuomos išlaidų žymėjimas, kad kiekvienam skyriui būtų galima skirti nuomą. Toliau pateikiamas pavyzdys.
Nuomos išlaidos - apskaita (Nr. 7600-100)
Nuomos išlaidos - inžinerija (# 7600-200)
Nuomos išlaidos - medžiagų valdymas (# 7600-300)
Nuomos išlaidos - gamyba (# 7600-400)
Nuomos išlaidos - pardavimas (Nr. 7600-500)
Tada ataskaitų rašymo programinė įranga apskaitos sistemoje kaupia visas išlaidas pagal skyrių kodus sąskaitų plane ir naudoja jas sudarydama pajamų ataskaitą, pagrįstą funkcine veikla.
