Kai darbuotojas nori ką nors įsigyti, tradicinis būdas yra užpildyti pirkimo paraiškos formą ir išsiųsti ją pirkimo skyriui. Perkantys darbuotojai tiria, kur jie gali įsigyti prašomos prekės už mažiausią kainą, tada išduoda pirkimo užsakymą pasirinktam klientui. Kai tiekėjas pristato prekes ir išrašo sąskaitą faktūrą, įmonės mokėtini darbuotojai privalo suderinti sąskaitą faktūrą su inicijuojančiu pirkimo užsakymu ir gavimo įrodymu, tada išrašyti mokėjimą. Šis procesas yra labai sudėtingas, kurio galima išvengti naudojant elektroninį pirkimų katalogą.
Kai darbuotojams suteikiama prieiga prie internetinio pirkimų katalogo, jie gali peržiūrėti standartizuotą produktų, kuriuos pirkėjai iš anksto peržiūrėjo ir patvirtino, sąrašą ir pateikti užsakymus per sistemą. Tada sistema sukuria elektroninį pirkimo užsakymą ir persiunčia jį nurodytam tiekėjui kartu su iš anksto patvirtinta bendra pirkimo autorizacija. Kai tiekėjas persiunčia prašomas prekes įmonei, priimantys darbuotojai iškviečia užsakymą darbo vietoje ir patikrina, ar užsakyta prekė buvo įvykdyta. Tada sistema pažymi mokėtinus darbuotojus, kad jie sumokėtų tiekėjui.
Naudojant internetinį pirkimų katalogą, gaunami šie pranašumai:
- Dokumentų tvarkymas. Visi dokumentai, naudojami vietoje prašant, užsakant ir apmokant už pirkinius, pašalinami.
- Koncentruoti pirkimai. Daugelis pirkimų yra nukreipiami į nedidelį skaičių iš anksto pasirinktų tiekėjų, o tai reiškia, kad įmonei gali būti taikomos nuolaidos tūriui.
Tačiau norint nustatyti internetinius pirkimus, gali prireikti tam tikro sistemos programavimo, o iš anksto turėtų būti nustatyti bendri pirkimo užsakymai, todėl tai yra mažiau ekonomiškas sprendimas mažesnėms įmonėms. Be to, jis geriausiai tinka atsitiktiniams pirkimams, o ne žaliavų įsigijimui, kuriam gali prireikti išsamesnės medžiagų valdymo sistemos.
