Norint apskaityti nusidėvėjimą, reikalinga nuolatinė įrašų serija, kad ilgalaikis turtas būtų apmokestintas sąnaudomis ir galiausiai jo nebepripažįstamas. Šie įrašai skirti atspindėti ilgalaikį ilgalaikio turto naudojimą.
Nusidėvėjimas yra laipsniškas turto savikainos priskaičiavimas per jo numatomą naudingo tarnavimo laiką. Nusidėvėjimo panaudojimo laipsniškai sumažinant fiksuotą ilgalaikio turto kainą priežastis yra pripažinti dalį turto sąnaudų tuo pačiu metu, kai įmonė registruoja pajamas, kurias sugeneravo ilgalaikis turtas. Taigi, jei viso ilgalaikio turto kainą priskaičiavote prie sąnaudų per vieną ataskaitinį laikotarpį, tačiau ji daugelį metų generavo pajamas, tai būtų netinkama apskaitos operacija pagal atitikimo principą, nes pajamos nėra derinamos su susijusios išlaidos.
Iš tikrųjų pajamos ne visada gali būti tiesiogiai susijusios su konkrečiu ilgalaikiu turtu. Užuot juos lengviau susieti su visa gamybos sistema ar turto grupe.
Nusidėvėjimo žurnalo įrašas gali būti paprastas įrašas, skirtas visų tipų ilgalaikiam turtui laikyti, arba gali būti suskirstytas į atskirus įrašus kiekvienam ilgalaikio turto tipui.
Pagrindinis nusidėvėjimo žurnalo įrašas yra nurašyti nusidėvėjimo išlaidų sąskaitą (kuri rodoma pelno (nuostolių) ataskaitoje) ir kredituoti sukaupto nusidėvėjimo sąskaitą (kuri balanse rodoma kaip kontra sąskaita, sumažinanti ilgalaikio turto sumą). Laikui bėgant, sukauptas nusidėvėjimo likutis ir toliau didės, kai prie jo pridedama daugiau nusidėvėjimo, kol jis bus lygus pradinėms turto savikainoms. Tuo metu nustokite registruoti visas nusidėvėjimo sąnaudas, nes turto kaina dabar sumažinta iki nulio.
Pavyzdžiui, „ABC Company“ skaičiuoja, kad einamąjį mėnesį ji turėtų turėti 25 000 USD nusidėvėjimo išlaidų. Įrašas yra:
