Išlaidos yra turto vertės sumažėjimas, nes jis naudojamas pajamoms generuoti. Jei pagrindinis turtas turi būti naudojamas ilgą laiką, išlaidos yra nusidėvėjimo formos ir apmokestinamos ratifikuotai per turto naudingo tarnavimo laiką. Jei išlaidos yra iš karto suvartoto daikto, pavyzdžiui, atlyginimo, išlaidos paprastai priskiriamos išlaidoms, kai jos patiriamos. Bendros išlaidos yra:
Parduotų prekių kaina
Nuomos išlaidos
Darbo užmokesčio išlaidos
Komunalinių paslaugų išlaidos
Jei išlaidos yra nedidelės sumos, kurios gali būti neišnaudotos ilgą laiką, jos paprastai priskiriamos išlaidoms iš karto, kad būtų sumažintas buhalterinės apskaitos personalo laikas, kuris kitu atveju būtų reikalingas norint jas įvertinti kaip turtą.
Pagal grynųjų pinigų apskaitą išlaidos paprastai įrašomos tik tada, kai tiekėjui ar darbuotojui buvo sumokėta grynaisiais. Remiantis kaupimo principu, išlaidos yra įrašomos taip, kaip nurodyta pirmiau, kai sumažėja turto vertė, neatsižvelgiant į susijusias pinigų išmokas.
Turto pirkimas gali būti apskaitomas sąnaudomis, jei sumokėta suma yra mažesnė už įmonės naudojamą kapitalizacijos ribą. Jei sumokėta suma būtų didesnė už kapitalizacijos ribą, tada ji būtų buvusi apskaitoma kaip turtas ir vėliau padengta sąnaudomis, kai turtas buvo sunaudotas.
Sąnaudų apskaita paprastai apima vieną iš šių operacijų:
Debetas į sąskaitas, kreditas grynaisiais. Atspindi mokėjimą grynaisiais.
Debetas į sąskaitas, kreditas į mokėtinas sumas. Atspindi pirkimą, atliktą kreditiniu būdu.
Debetas į sąskaitą, kreditas į turto sąskaitą. Atspindi turto, pvz., Ilgalaikio turto nusidėvėjimo, sąnaudų apmokestinimą.
Debeto sąskaita, kreditų į kitus įsipareigojimus sąskaita. Atspindi mokėjimą, kuriame nėra mokėtinų sumų, pavyzdžiui, paskolos palūkanų mokėjimas arba sukauptos išlaidos.
Pagal atitikimo principą išlaidos paprastai pripažįstamos tuo pačiu laikotarpiu, kai pripažįstamos susijusios pajamos. Pavyzdžiui, jei prekės parduodamos sausio mėnesį, tiek pardavimo pajamos, tiek parduotų prekių išlaidos, susijusios su pardavimo sandoriu, turėtų būti registruojamos sausio mėnesį.
Išlaidos nėra tas pats, kas išlaidos. Išlaidos yra mokėjimas arba įsipareigojimo atsiradimas, o išlaidos - turto sunaudojimą. Taigi įmonė galėjo uždirbti 10 000 USD grynaisiais pinigais už ilgalaikį turtą, tačiau 10 000 USD turtas būtų apmokėtas tik per jos naudingo tarnavimo laiką. Taigi išlaidos paprastai susidaro iš anksto, o sąnaudų pripažinimas gali būti paskirstytas ilgesniam laikotarpiui.
Išlaidų valdymas yra išlaidų peržiūros koncepcija, siekiant nustatyti, kurias iš jų galima saugiai sumažinti ar panaikinti, nedarant neigiamo poveikio pajamoms ar būsimų produktų ar paslaugų plėtrai. Biudžetas ir istorinių tendencijų analizė yra išlaidų valdymo priemonės.
