Užsakymo darbo kaštų sistema kaupia išlaidas, susijusias su konkrečia produktų partija. Ši sistema naudojama mažiems partijų dydžiams, ypač kai kiekvienos partijos produktai skiriasi nuo kitų partijų produktų. Šiomis situacijomis vadovybė nori užtikrinti, kad patirtos išlaidos būtų pagrįstos, palyginti su klientams taikomomis kainomis. Pavyzdžiui, sistema galėtų būti naudojama užsakomųjų mašinų sąnaudoms stebėti. Neturint darbo užsakymo sistemos, tikėtina, kad verslas kai kurių partijų kainas cituos per žemai, taip patirdamas nuostolių.
Buhalteris, naudojantis darbo užsakymo išlaidų apskaičiavimo sistemą, gali sekti konkretaus darbo informaciją darbo sąnaudų lape arba ši informacija gali būti užkoduota darbo užsakymų duomenų bazėje, kur kiekvienai užduočiai priskiriamas unikalus identifikacinis numeris.
Darbo užsakymo kainų sistema gali būti gana sudėtinga. Ji turi sekti informaciją iš kelių šaltinių, įskaitant:
Tiekėjo sąskaitos faktūros, iš kurių už tą darbą turėtų būti apmokestinamos tik tos eilutės, susijusios su darbu.
Darbo užmokesčio apskaitos įrašai, nuo kurių už tą darbą priskiriamos valandos, dirbtos dirbant tam tikrą darbą, taip pat galbūt įskaitant darbo užmokesčio mokesčius, viršvalandžius ir pamainų skirtumus.
Medžiagų sąnaudos, kai atsargų elementai atleidžiami nuo atsargų ir apmokestinami už panaudotą darbą.
Pridėtinės išlaidos, gaunamos iš sąnaudų grupės ir apmokestinamos kiekvienam darbui, atsižvelgiant į tam tikrą naudojimo būdą, pavyzdžiui, patirtas darbo valandas arba panaudotas mašinų valandas.
Informacijos šaltinių skaičius ir detalių, kurie gali būti susieti su darbu, kiekis reiškia, kad pagrindiniuose įrašuose gali būti bet koks klaidų skaičius. Siekiant sušvelninti klaidų riziką, darbo užsakymo įrašai turi būti tikrinami labai atidžiai. Tai ypač svarbu, kai tada bus susumuotos darbo užmokesčio išlaidos ir sąskaitos klientams bus pateiktos pagal išlaidas ir sąskaitas.
Tais atvejais, kai gaminami dideli tų pačių produktų kiekiai, vietoj to naudojama proceso sąnaudų apskaičiavimo sistema, nes ji suteikia racionalesnį požiūrį į susijusią apskaitą.
