Bendrovės investicijos į atsargas paprastai yra didelės ir jas gali sudaryti daugybė prekių, kurias galima lengvai pavogti ir perparduoti. Jei inventoriuje yra daugiausia žaliavų, būtina juos sekti, norint užtikrinti, kad naudojant gamybos procesus netrūktų medžiagų. Tai reiškia, kad turite įdiegti daugybę valdymo priemonių, kad išvengtumėte vagystės, arba užtikrinkite, kad gamybos operacijoje netrūktų įvesties. Toliau aprašysime keletą pagrindinių valdiklių, į kuriuos reikia atsižvelgti investuojant į atsargas. Pagrindiniai jūsų atsargų vidiniai valdikliai yra šie:
Aptverkite ir užrakinkite sandėlį. Svarbiausia atsargų kontrolė yra paprasčiausias sandėlio užrakinimas. Tai reiškia, kad aplink inventorių pastatote tvorą, užrakinate vartus ir į sandėlį įleidžiate tik įgaliotus darbuotojus.
Organizuokite inventorizaciją. Atrodo, kad paprasčiausia sandėliuoti sandėlyje sandėliuose nėra kontrolė, tačiau jei jų nerandate, negalite jų kontroliuoti. Taigi pagrindinis atsargų vidaus kontrolės pagrindas yra visų vietų suskaičiavimas, kiekvieno inventoriaus elemento identifikavimas ir šių elementų sekimas pagal vietą.
Suskaičiuokite visas gaunamas atsargas. Nevartokite tiekėjo žodžio, kad ant pristatymo nurodytas kiekis yra teisingas. Suskaičiuokite atsargas prieš įrašydami jas kaip gautas. Tai neleidžia klaidų įtraukti į atsargų įrašus.
Apžiūrėkite gaunamą atsargą. Patikrinkite, ar visos gaunamos atsargos yra teisingo tipo ir nėra pažeistos. Visos prekės, kurių netikrina, turėtų būti grąžintos iš karto, o mokėtini darbuotojai pranešė, kad už grąžintas prekes nereikia mokėti.
Pažymėkite visas atsargas. Kiekvienas sandėlyje esantis atsargų laužas turėtų būti pažymėtas etikete, kurioje nurodomas dalies numeris, aprašymas, matavimo vienetas ir kiekis. Priešingu atveju atsargų elementai turi būti neteisingai identifikuoti.
Atskirkite klientui priklausančias atsargas. Jei vietoje yra atsargų, kurias turi klientai, sandėlio darbuotojai greičiausiai ją suskaičiuos taip, lyg ji priklausytų bendrovei, todėl nustatykite procedūrą, kaip šie daiktai, kai jie atvyksta, būtų ženklinami kaip kliento nuosavybės teise ir juos atskirkite atskira sandėlio dalis.
Standartizuokite atsargų rinkimo apskaitą. Kai prekė paimama iš lentynos sandėlyje, skirta naudoti gamyboje arba parduoti klientams, laikykitės standartinės išrinktųjų registravimo procedūros, kai tik jos išeina iš sandėlio (tai yra lengviau, jei yra sandėlio tvora ir inventorius gali praeiti tik per vienus valdomus vartus).
Pasirašykite visas atsargas, išimtas iš sandėlio. Jei atsargų daiktai iš sandėlio pašalinami dėl priežasčių, nesusijusių su įprastu rinkimo procesu, paprašykite asmenį, kuris pašalina atsargų išvežimo ženklą, kad būtų įrašyta, kas atsakingas.
Audituokite medžiagų sąskaitą. Medžiagų sąrašas yra detalių, naudojamų gaminiui sukonstruoti, įrašas. Medžiagų sąskaita naudojama prekėms iš atsargų pasiimti, taigi, jei sąskaita neteisinga, rinkėjai iš sandėlio ištrauks neteisingas sumas. Tam reikia periodiškai tikrinti kiekvieną sąskaitą, taip pat suteikti prieigą tik slaptažodžiu prie kompiuterinės sistemos medžiagų įrašų sąskaitos.
Atsekti papildomus prašymus ir grąžinimus. Jei gamybos personalas prašo papildomų dalių išdavimo arba grąžina perteklines sumas į sandėlį, tada renkant įrašus (galbūt ką tik pažymėta medžiagų sąskaitoje) yra klaida.
Atlikite periodišką pasenusių atsargų peržiūrą. Sandėlis ilgainiui gali užspringti pasenusiais atsargomis, kurių negalima naudoti, o tai reikalauja didelių sandėliavimo išlaidų ir taip pat trukdo gamybai reikalingiems komponentams. Suformuokite medžiagų peržiūros lentą, kuri periodiškai peršaukia atsargų įrašus, kad nustatytų, kurie daiktai turėtų būti parduoti ar kitaip pašalinti.
Elgesys ciklo skaičius. Paprašykite sandėlio darbuotojų atlikti nedidelį inventoriaus dalies dažną skaičiavimą ir ištirti bei ištaisyti visas pastebėtas klaidas. Tai palaipsniui gerina atsargų įrašų tikslumą.
Ištirkite neigiamo balanso atsargų įrašus. Jei apskaitos įrašai rodo, kad yra neigiamų atsargų, akivaizdu, kad yra neigiamas likutį sukėlęs sandorio trūkumas. Tai yra pagrindinis išsamaus tyrimo tikslas.
Įrašyti metalo laužo operacijas. Neužmeskite laužo tik į šiukšlių dėžę, kai jis atsiranda. Jei tai padarysite, apskaitos sistema vis tiek mano, kad atiduoto daikto yra sandėlyje, todėl pervertins atsargų kiekį. Vietoj to sukurkite procedūrą, kaip reguliariai stebėti laužą.
Nepaisant šių valdiklių, vis tiek gali kilti nemažai problemų dėl atsargų įrašų tikslumo, todėl būkite pasirengę pridėti daugiau valdiklių, jei problemos išlieka.
