Pirminiai dokumentai yra fizinis pagrindas, kuriuo remiantis fiksuojamos verslo operacijos. Šaltiniai paprastai saugomi naudoti kaip įrodymai, kai auditoriai vėliau peržiūri įmonės finansinę atskaitomybę ir turi patikrinti, ar sandoriai iš tikrųjų įvyko. Paprastai juose yra ši informacija:
Verslo operacijos aprašymas
Sandorio data
Konkreti pinigų suma
Įgaliojimo parašas
Daugelis pirminių dokumentų taip pat yra antspauduoti, kad nurodytų patvirtinimą, arba kuriais būtų užrašoma dabartinė data arba sąskaitos, kurios bus naudojamos pagrindinei operacijai įrašyti.
Šaltinis neturi būti popierinis dokumentas. Jis taip pat gali būti elektroninis, pavyzdžiui, elektroninis darbuotojo dirbtų valandų įrašas, įvestas į įmonės laiko kontrolės sistemą per išmanųjį telefoną.
Šaltinių dokumentų ir su jais susijusių verslo operacijų, pateiktų finansiniuose įrašuose, pavyzdžiai:
banko išrašas. Čia yra keletas koreguojamų įmonės grynųjų pinigų balanso balansų, kuriuos įmonė turėtų nurodyti, kad įrašai būtų suderinti su banko sąskaitomis.
Kasos juosta. Tai gali būti naudojama kaip grynųjų pinigų pardavimo įrodymas, kuris patvirtina pardavimo sandorio registravimą.
Kreditinės kortelės kvitas. Tai gali būti naudojama kaip įrodymas išmokant lėšas iš smulkių grynųjų.
„Lockbox“ patikrinti vaizdus. Šie vaizdai palaiko klientų grynųjų pinigų kvitų registravimą.
Pakavimo lapelis. Tai apibūdina klientui išsiųstas prekes ir taip palaiko pardavimo sandorio įrašymą.
Pardavimo užsakymas. Šis dokumentas kartu su važtaraščiu ir (arba) pakuočių sąrašu gali būti naudojamas sąskaitoms išrašyti klientui, o tai savo ruožtu sukuria pardavimo sandorį.
Tiekėjo sąskaita faktūra. Tai pirminis dokumentas, patvirtinantis grynųjų pinigų, čekių ar elektroninių mokėjimų tiekėjui išdavimą. Tiekėjo sąskaitoje faktūroje taip pat įrašomos išlaidos, atsargų straipsnis ar ilgalaikis turtas.
Laiko kortelė. Tai palaiko darbo užmokesčio ar elektroninio mokėjimo išrašymą darbuotojui. Jei klientams skaičiuojamos darbuotojų valandos, tai taip pat palaiko klientų sąskaitų sudarymą.
Pavyzdžiui, įmonė užsiima konsultacijų verslu. iš darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose kaupiama informacija apie dirbtas valandas, kuri vėliau įtraukiama į klientų sąskaitas, kurios savo ruožtu sukuria pardavimo ir gautinų sumų sandorį. Taigi šioje situacijoje darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra pirminis pardavimo sandorio dokumentas.
Yra keletas galimų kontrolės priemonių, kurios gali būti naudojamos siekiant sumažinti riziką, kad pirminiai dokumentai nebus tinkamai įrašomi į apskaitos sistemą. Viena iš dažniausiai pasitaikančių kontrolių yra dokumentų išankstinis sunumeravimas, kad trūkstamus dokumentus būtų lengviau atsekti. Kita kontrolė yra suderinti sąskaitų likučius su patvirtinamaisiais pirminiais dokumentais, siekiant sužinoti, ar kai kurie dokumentai nebuvo įrašyti, ar neatrodo, kad kai kurios į sąskaitas įrašytos operacijos turi patvirtinamųjų šaltinių.
Įvairūs reglamentai įpareigoja kai kuriuos pirminius dokumentus saugoti kelerius metus. Taip pat gali būti protinga saugoti šiuos dokumentus, neatsižvelgiant į reglamentus, jei tik pateikti įrodymus ieškinio atveju arba teikti geresnes klientų paslaugas. Dėl šių priežasčių įmonė turėtų patvirtinti dokumentų naikinimo politiką, kuri griežtai kontroliuoja pirminių dokumentų smulkinimą ar kitokį pašalinimą iki tam tikro metų skaičiaus.
