Didžiojoje knygoje yra kiekvieno įrašyto sandorio suvestinė, o bendrajame žurnale - originalūs įrašai apie daugumą nedidelės apimties operacijų. Kai įvyksta buhalterinė operacija, ji pirmiausia įrašoma į apskaitos sistemą žurnale. Gali būti keli žurnalai, kurie skirti specialių tipų operacijoms (pvz., Grynųjų pinigų priėmimui, grynųjų pinigų išmokėjimui ar pardavimui) arba visų kitų rūšių operacijoms. Šios kitos operacijos įrašomos į bendrą žurnalą. Įrašų, padarytų bendrame žurnale, pavyzdžiai yra turto pardavimas, nusidėvėjimas, palūkanų pajamos, palūkanų išlaidos ir bendrovės obligacijų ar akcijų pardavimas investuotojams.
Taigi, bendrasis žurnalas yra tinkama vieta tam, kad būtų galima įrašyti tam tikrus sandorius, kurie įvyksta nepakankamai, kad nusipelnotų įrašymo į specializuotą žurnalą. Šios operacijos registruojamos chronologine tvarka, todėl bendrasis žurnalas yra puiki vieta apskaitos operacijų tyrimui pagal datą.
Didžiojoje knygoje yra kiekvieno verslo atlikto sandorio suvestinė sąskaitos lygiu. Ši informacija pateikiama iš įvairių žurnalų suvestine forma, suvestinės lygio įrašuose. Tada didžiojoje knygoje esanti informacija yra apibendrinama į bandomąjį balansą, iš kurio sudaromos finansinės ataskaitos.
Taigi bendrame žurnale pirmiausia įrašomos tos operacijos, kurios nėra saugomos konkretaus dalyko žurnale, o didžioji knyga saugo kiekvieno žurnalo santraukos lygio informaciją. Tai reiškia, kad bendrajame žurnale pateikiama daugiau išsamios apskaitos informacijos nei pagrindinėje knygoje, kurioje savo ruožtu pateikiama išsamesnė informacija nei finansinėse ataskaitose.
Žurnalų naudojimas sumažėjo nuo kompiuterinių apskaitos sistemų atsiradimo. Daugelis mažesnių apskaitos programinės įrangos sistemų visą sandorių informaciją saugo tiesiai didžiojoje knygoje, apsiimdami visais įvairiausiais žurnalais, įskaitant bendrą žurnalą.
