Draudimo išmokų administravimas yra labai svarbus, nes atsakymo į šias pretenzijas laikas gali būti ilgas, o netinkamai užpildžius dokumentus yra didelė pretenzijų atmetimo rizika. Šią problemą galima sušvelninti laikantis konkretaus žalų administravimo proceso. Šio proceso eiga yra veiklos, kuri turi būti baigta prieš pateikiant pretenziją, kontrolinis sąrašas. Kontrolinio sąrašo buvimas neleidžia įmonei praleisti pagrindinio žingsnio, kuris galėtų trukdyti atsiskaityti. Taip pat reikėtų atlikti kitus veiksmus, kad būtų užregistruotas susijęs sandoris ir sumažinta panašių rūšių būsimų nuostolių rizika. Kontroliniame sąraše turėtų būti šie elementai:
Elementizacijos. Išvardykite kiekvienos prekės, kuri turi būti įtraukta į pretenziją, numatomą kainą, pakeitimo kainą ir įvertintą kainą, taip pat nurodykite šios informacijos šaltinius.
Sąnaudų kaupimas. Apibendrinkite visas susijusias išlaidas, kurias įmonė patyrė renginio metu, už kurias gali būti reikalaujama kompensuoti.
Derintojo kontaktinė informacija. Iš įrašų išsirašykite pretenzijų derintojo, į kurį reikia kreiptis, pavadinimą ir patikrinkite, ar ši informacija vis dar teisinga.
Vidiniai pranešimai. Pranešti tiems įmonės viduje esantiems žmonėms, kuriems gali tekti užfiksuoti susijusius nuostolius, arba pranešti investuotojams ar vyresnei vadovybei apie situaciją.
Problemos analizė. Peržiūrėkite ieškinio priežastį ir ištirkite, ar galima imtis veiksmų, kad tokio tipo nuostoliai vėl neatsirastų.
Turto apsauga. Įsitikinkite, kad sugadintam turtui nebegali būti padaryta daugiau žalos. Pavyzdžiui, vandens sugadintą turtą perkelkite į sausą vietą. Priešingu atveju draudikas mokės tik už iš pradžių patirtą žalą.
Norėdami užtikrinti, kad šių žingsnių būtų laikomasi, paskirkite kartais vidaus auditą, kad patikrintumėte, ar laikomasi kontrolinio sąrašo.
Gali būti, kad įmonė, sutelkusi dėmesį į kitus klausimus, turės trečiąsias šalis administruoti savo draudimo išmokas. Jei taip, būtinai atlikite stebėsenos procesą, kad patikrintumėte, ar paraiškos pateikiamos tiksliai ir laiku ir ar didelė dalis pateiktų paraiškų yra išmokėta.
