Kuponas yra vidinis dokumentas, apibūdinantis ir leidžiantis sumokėti įsipareigojimą tiekėjui. Dažniausiai jis naudojamas rankinio mokėjimo sistemoje, kur yra kontrolės sistemos dalis. Kupone paprastai pateikiama ši informacija:
Tiekėjo identifikavimo numeris
Mokėtina suma
Data, kurią reikia atlikti mokėjimą
Sąskaitos, kurias reikia sumokėti už įsipareigojimų įrašymą
Visos taikomos išankstinio mokėjimo nuolaidos sąlygos
Patvirtinimo parašas arba antspaudas
Informacija apie vaučerį gali būti surenkama į paketą, kur pagrindinis tiekimo dokumentas pridedamas prie tiekėjo sąskaitos faktūros, gavimo įrodymo ir pirkimo užsakymo. Šis paketas yra naudingas saugant susijusius dokumentus vienoje vietoje, todėl lengviau pagrįsti ir patikrinti mokėtinų sumų operacijas.
Gavus sąskaitą iš tiekėjo, sukuriamas čekis. Kai tiekėjui atliekamas čekis ar elektroninis mokėjimas, jis antspauduojamas „mokama“, tada archyvuojamas kartu su visais patvirtinančiais dokumentais.
Jei visoms mokėtinoms sumoms naudojami kuponai, jų bendrą sumą galima sujungti, kad būtų nustatyta visa negrąžintų mokėtinų sumų suma. Šios funkcijos nereikia kompiuterizuotoje sistemoje, kur vietoj to naudojama mokėtinų sumų ataskaita.
Kuponas nesukuriamas, kai tik yra susikaupę įsipareigojimai (o tai nėra tiekėjo sąskaita faktūra). Be to, vaučeriai nėra naudojami darbo užmokesčio procese.
