Pagal grynųjų pinigų apskaitos principą verslo operacijos registruojamos tik tada, kai išleidžiami arba gaunami su jais susiję pinigai. Taigi pardavimą įrašytumėte grynųjų pinigų pagrindu, kai organizacija gauna grynuosius pinigus iš savo klientų, o ne tada, kai išrašo jiems sąskaitas. Grynųjų pinigų pagrindas paprastai naudojamas mažose įmonėse, nes tam reikia tik ribotos apskaitos patirties. Tačiau gali tekti pereiti prie kaupimo principo apskaitos, galbūt norint patikrinti įmonės knygas rengiantis ją parduoti, viešai paskelbti ar gauti paskolą. Kaupimo principas naudojamas įrašyti į pajamas ir išlaidas tuo laikotarpiu, kai jos uždirbamos, neatsižvelgiant į faktinius pinigų srautus. Norėdami konvertuoti iš grynųjų pinigų į kaupimo principą, atlikite šiuos veiksmus:
Pridėkite sukauptas išlaidas. Pridėkite visas išlaidas, už kurias įmonė gavo išmoką, bet dar nesumokėjo tiekėjui ar darbuotojui. Tai reiškia, kad turėtumėte kaupti praktiškai visų rūšių išlaidas, tokias kaip uždirbtas, bet neišmokėtas darbo užmokestis, tiesioginės gautos, bet neišmokėtos medžiagos, gautos, bet neišmokėtos kanceliarinės prekės ir pan.
Atimkite mokėjimus grynaisiais. Atimkite išlaidas grynaisiais, padarytas išlaidoms, kurios turėjo būti užregistruotos praėjusiu ataskaitiniu laikotarpiu. Tai taip pat reiškia pradinio nepaskirstyto pelno balanso mažinimą, taip įtraukiant šias išlaidas į ankstesnį laikotarpį.
Pridėkite išankstinio apmokėjimo išlaidas. Kai kurie mokėjimai grynaisiais pinigais gali būti susiję su dar neišnaudotu turtu, pavyzdžiui, indėlių nuoma. Peržiūrėkite išlaidas, padarytas per ataskaitinį laikotarpį, kad sužinotumėte, ar yra iš anksto sumokėtų išlaidų, ir perkelkite nepanaudotą šių straipsnių dalį į turto sąskaitą. Jei nuspręsite daryti tą patį ir išlaidoms, patirtoms ankstesniais laikotarpiais, pakoreguokite pradinio nepaskirstyto pelno balansą, kad pašalintumėte išlaidas, kurios dabar perkeliamos į iš anksto apmokėtų išlaidų turto sąskaitą.
Pridėti gautinas sąskaitas. Įregistruokite gautinas sumas ir pardavimus už visas klientams išrašytas sąskaitas, už kurias iš jų dar negauta grynųjų.
Atimkite kasos kvitus. Kai kurie ankstesnio laikotarpio pardavimai galėjo būti užregistruoti per einamąjį ataskaitinį laikotarpį, remiantis tuo laikotarpiu gautais grynaisiais pinigais. Jei taip, pakeiskite pardavimo sandorį ir įrašykite jį kaip pardavimo ir gautinos sumos praėjusį laikotarpį. Tam reikės koreguoti pradžios nepaskirstytojo pelno sąskaitą.
Atimkite išankstinius klientų mokėjimus. Klientai gali būti sumokėję iš anksto už savo užsakymus, kurie būtų apskaitoje registruoti kaip pardavimai pagal grynųjų pinigų principą. Įrašykite juos kaip trumpalaikius įsipareigojimus, kol įmonė išsiųs susijusias prekes ar teiks nurodytas paslaugas.
Grynųjų pinigų konvertavimas į kaupimo principą gali būti sudėtingas, nes bet kuri apskaitos programinė įranga, sukonfigūruota grynųjų pinigų bazei, nėra skirta kaupimo principo apskaitai tvarkyti. Tai reiškia, kad visi konversijų koregavimai turi būti atliekami rankiniu būdu su žurnalo įrašais. Gali būti lengviau valdyti konversiją atskiroje skaičiuoklėje ir apskritai niekada jos neįtraukti į oficialius apskaitos įrašus.
Gali būti, kad kai kurie sandoriai bus praleisti konvertuojant iš grynųjų pinigų į kaupimo principą. Deja, vienintelis būdas įsitikinti visišku ir tiksliu perskaičiavimu yra visų apskaitos operacijų nagrinėjimas per konvertuojamus metus ir praėjusių metų paskutinį ketvirtį. Taigi pertvarkymas yra daug darbo reikalaujantis ir brangus.
Be to, norint perskaičiuoti iš grynųjų pinigų į kaupimo principą, reikia labai išsamaus apskaitos įrašų rinkinio. Kadangi grynųjų pinigų pagrindu veikiantis verslas greičiausiai bus nedidelis, turėdamas mažiau lėšų visą darbo dieną dirbančiam buhalteriui ar kontrolieriui, gali būti, kad apskaitos dokumentai yra pakankamai netvarkingi, kad konversijos negalima atlikti patikimas būdas.
