Prekybos gautinos sumos yra sumos, kurias verslas išrašo savo klientams, kai jis pristato jiems prekes ar paslaugas įprastinės verslo veiklos metu. Šie atsiskaitymai paprastai dokumentuojami oficialiose sąskaitose faktūrose, kurios apibendrinamos gautinų sumų senėjimo ataskaitoje. Šią ataskaitą kolekcijų darbuotojai paprastai naudoja rinkdami pradelstus klientų mokėjimus. Bendrojoje knygoje gautinos sumos apskaitomos atskiroje gautinų sumų sąskaitoje ir yra priskiriamos trumpalaikiam turtui balanse, jei tikitės gauti mokėjimą iš klientų per vienerius metus nuo atsiskaitymo dienos.
Norėdami įrašyti gautiną sumą, apskaitos programinė įranga sukuria debetą į gautinų sumų sąskaitą ir kreditą į pardavimo sąskaitą, kai užpildote sąskaitą faktūrą. Kai klientas galiausiai apmoka sąskaitą, apskaitos programinė įranga įrašo grynųjų pinigų priėmimo operaciją su debetu į grynųjų pinigų sąskaitą ir kreditu į gautinų sumų sąskaitą.
Prekybos gautinos sumos skiriasi nuo ne prekybos gautinų sumų, nes ne prekybos gautinos sumos yra skolingos įmonei sumos, kurios nepatenka į įprastą verslo veiklą, pavyzdžiui, darbuotojų avansai ar draudimo kompensacijos. Be to, daugumą ar visas operacijas, einančias per pagrindinę gautinų sumų sąskaitą, sugeneruoja apskaitos sistema, nes kuriate klientų sąskaitas ir kreditines atmintines, o operacijos, kuriose registruojamos ne prekybos gautinos sumos, beveik visada susijusios su žurnalo įrašais.
