Sąnaudų skirtumas yra skirtumas tarp faktiškai patirtų išlaidų ir numatytos ar planuojamos išlaidų sumos, kuri turėjo būti patirta. Sąnaudų skirtumai dažniausiai stebimi išlaidų eilutėse, tačiau juos galima stebėti ir darbo ar projekto lygiu, jei tik yra biudžetas ar standartas, pagal kurį jį galima apskaičiuoti. Šie skirtumai yra standartinė daugelio valdymo ataskaitų teikimo sistemų dalis. Kai kurie kaštų skirtumai įforminami standartiniuose skaičiavimuose. Toliau pateikiami skirtumų, susijusių su konkrečiomis sąnaudų rūšimis, pavyzdžiai:
Tiesioginis medžiagų kainų svyravimas
Fiksuotas pridėtinių išlaidų dispersija
Darbo jėgos dispersija
Pirkimo kainos dispersija
Kintama pridėtinių išlaidų dispersija
Yra nepalankių skirtumų, kai faktinės patirtos išlaidos yra didesnės nei numatyta biudžete. Esama palankių skirtumų, kai faktinės patirtos išlaidos yra mažesnės nei numatyta biudžete. Nesvarbu, ar dispersija bus teigiama, ar neigiama, iš dalies lemia rūpestis, su kuriuo buvo sudarytas pradinis biudžetas. Jei nėra pagrįsto biudžeto išlaidų pagrindo, vadinamoji dispersija valdymo požiūriu gali būti nereikšminga.
Sąnaudų skirtumus paprastai stebi, tiria ir apie juos praneša išlaidų apskaitininkas. Šis asmuo nustato priežastį, kodėl įvyko dispersija, ir praneša vadovybei apie rezultatus, galbūt kartu su rekomendacija keisti operacijas, kad ateityje sumažėtų dispersijos dydis (jei tai nepalanku).
Ne visada naudinga laidoti valdymą, analizuojant kiekvieną įmanomą sąnaudų skirtumą. Vietoj to, išlaidų apskaitininkas turėtų nustatyti, kurios dispersijos yra pakankamai didelės, kad būtų verta jų dėmesio, ar reikia imtis kokių nors veiksmų situacijai pagerinti. Taigi išlaidų skirtumų ataskaitoje kiekvieną mėnesį turėtų būti tik keli elementai, pageidautina su rekomenduojamais veiksmais.
Ne visos nepalankios dispersijos yra blogos. Išleidus daugiau pinigų vienoje srityje, gali atsirasti palanki dispersija kitur. Pavyzdžiui, gali tekti išleisti dvigubai daugiau prevencinei priežiūrai, kad būtų išvengta daug didesnių išlaidų, susijusių su ilgalaikio turto pakeitimu dažniau. Taigi kartais geriau peržiūrėti sąnaudų skirtumus nuo viso departamento, objekto ar produktų linijos lygio, o ne išsamesnio lygio. Šis aukštesnio lygio analizės lygis suteikia vadovams galimybę paskirstyti lėšas taip, kad būtų padidintas bendras pelnas.
